Användarvillkor och regler för användning av Workplace och Work Chat inom Tekniska verken-koncernen
En digital arbetsplats, digitala kommunikationsvägar och digitala arbetsverktyg anses vara möjliggörare för effektiva informationsflöden, ökad transparens och större frihet och flexibilitet för arbete inom ett företag. Inom Tekniska verken-koncernen är Workplace och tillhörande Work Chat ett av flera digitala arbetsverktyg. Andra verktyg finns till exempel för e-post och dokumenthantering. Workplace är ett internt digitalt verktyg som erbjuder många olika möjligheter att samverka, men används främst för;
Kommunikation: att enkelt bidra med innehåll, ställa eller svara på frågor och uppdatera sig inom arbetsrelaterade ämnen.
Informationsspridning: att dela och få kunskap inom koncernen.
Grupper: att samarbeta effektivt och öka medarbetarnas kontaktnät.
Evenemang: skapa effektiva möten, med snabb uppföljning på hur många som nåtts och vill delta.
Workplace stärker den interna kommunikationen och förhoppningen är att den ökade kontakten mellan medarbetarna ska leda till högre effektivitet, bättre samarbete och Ett Tekniska verken.
Syfte
Syftet med detta dokument är att ge stöd och information för den som använder Workplace om hur tjänsten får användas, hur användningen kontrolleras eller kan komma att kontrolleras och vad konsekvenserna kan bli vid åsidosättande av reglerna för användandet.
Omfattning
Dessa regler omfattar alla medarbetare på Tvk, samt konsulter, leverantörer och övriga som arbetar på uppdrag av Tvk och därmed blivit tilldelade ett Workplace-konto.
Användarvillkor (inkluderar även Work Chat)
- Tvk förbehåller sig rätten att editera eller ta bort användarkonton och innehåll som inte är lämpligt eller i linje med Facebooks Användarpolicy, Facebooks Sekretesspolicy, någon av Tekniska verkens gällande koncernpolicyer, eller gällande lagstiftning. Detsamma gäller för användarkonton och innehåll som ej är i linje med policyer för MSE.
- Tvk äger rättigheterna och allt innehåll som skickas via Workplace och Work Chat, inklusive din kommunikation med andra användare av tjänsterna och saker som du publicerar, gör och delar i tjänsterna. Facebook äger inte rättigheterna så som för ditt personliga Facebook-konto.
Genom att använda Workplace internt inom Tvk, godkänner du Facebooks användarvillkor och Facebooks sekretesspolicy i sin helhet. Detta inkluderar godkännande av bland annat databearbetning, insamling av information och yppande av information.
- Genom att använda Workplace internt inom Tvk, intygar du att Facebook har rätt att behandla dina personuppgifter och att du samtycker till sådan behandling på det sätt som beskrivs i Facebooks användarvillkor för Workplace och i Facebooks sekretesspolicy för Workplace. Om inte har du inte rätt att använda tjänsterna. Vi rekommenderar att du läser Facebooks användarvillkor och sekretesspolicy för Workplace för mer information om hur ditt innehåll och dina data samlas in, används och delas av Facebook.
- Du intygar och garanterar att du, varje gång du ansluter till eller använder tjänsterna, kommer att följa Tvk:s villkor, policyer och riktlinjer. Detsamma gäller för dig som ska följa villkor, policyer och riktlinjer för MSE.
- Du är ansvarig för alla aktiviteter som sker från ditt användarkonto på Workplace.
Regler (inkluderar även Work Chat)
Workplace-konto
- Vid aktivering av konto välj ”Skapa nytt lösenord” och inte ”Logga in med Facebook”. Detta för att inte koppla ihop Workplace med din privata Facebook. Genom att inte koppla ihop kontona minskar vi risken för säkerhetsintrång. Det är bara e-post-adresser med Tvab-domän eller någon av dotterbolagens domän som tillåts upprätta konton. E-post med andra domän, räknas som externa och bjuds in av en intern användare i multiföretagsgrupper för samarbete.
- Skydda ditt lösenord och lämna inte ut det till andra. Lösenordet bör ändras regelbundet. Om du misstänker att någon fått reda på ditt lösenord måste du omedelbart ändra det.
- Profilbilder ska vara skarpa och tagna framifrån. Använd inte gruppfoton.
- Smeknamn får endast uppges i fält ”Smeknamn”, under ”Namn” uppges ditt fullständiga för- och efternamn. Du får inte dölja din identitet genom att använda fingerade namn.
- Om du avslutar din anställning hos Tekniska verken, eller som extern part avslutar ditt uppdrag hos Tekniska verken, är det inte längre tillåtet för dig att använda Workplace-kontot med tekniskaverken-domän.
- Varje chef ansvarar för att användare tas bort då medarbetare slutar enligt ”checklista vid anställningens upphörande” som finns i chefshandboken. Kontakta IT-support för att få Workplace-konto för medarbetare som slutat, borttaget.
Användning av Workplace och Work Chat
- Kommunikationen ska vara relevant och arbetsrelaterad för oss som arbetar inom Tekniska verken-koncernen, samt gärna kreativ och uppmuntrande.
- Grupper ger oss struktur och gör det enklare att följa det som är mest relevant.
- Några grupper har obligatoriska och prioriterade inlägg, som ska godkännas av administratör. Koncerninformation är ett exempel på sådan grupp. Kontakta IT-support om du har frågor om grupper.
- Tvk ser positivt på att anställda och konsulter är engagerade och deltar på Workplace och Work Chat. Publicering av inlägg är därför tillåtet under dygnets alla timmar. Däremot förväntas inte anställda eller konsulter svara eller delta utanför arbetstid.
- Om du som anställd störs av aviseringar och notiser från Workplace och Work Chat efter arbetstid, kan du välja att stänga av samtliga notiser och aviseringar, alternativt lämna arbetstelefon och arbetsdator kvar på jobbet. Du kan även placera appen på ett dolt ställe i din telefon där den inte tar för mycket av din uppmärksamhet.
- Kommentera, diskutera och samverka gärna, men glöm inte att vi håller en god och trevlig ton utan personliga påhopp.
- Undvik att medverka till spridning av kedjebrev, skämt, rykten och så vidare.
- Ser du något som du inte tycker hör hemma på Workplace (överträdelser och illegalt innehåll) eller har andra klagomål, anmäl detta till admin via anmälnings-funktionen som finns tillgänglig på Workplace.
- Att få sin bild publicerad kan av många upplevas som särskilt känsligt. För att undvika att kränka någon är det viktigt att fråga berörda personer innan bilder publiceras på Workplace. Om du avser att ta ett foto för att publicera det på Workplace, fråga personerna innan fotot tas så att de har möjlighet att avstå att vara med på bilden.
- Inom Tekniska verken koncernen accepteras inte någon form av kränkande särbehandling. Med kränkande särbehandling avses handlingar, yttranden och ryktesspridning som riktas mot en eller flera medarbetare på ett kränkande sätt. Tekniska verken-koncernens riktlinjer avseende kränkande särbehandling i arbetslivet
Skapa grupper på Workplace
- Starta gärna nya grupper för samverkan med dina kollegor. Genom att göra detta blir du automatiskt administratör för gruppen.
- Det ska finnas ett tydligt syfte för den grupp som läggs upp. En grupp kan till exempel utgöras av en gemensam intressefråga eller ett projekt.
- Skapar du en så kallad multiföretagsgrupp för att samverka på Workplace med externa parter, så är det du som administratör som ansvarar för att endast behöriga personer har åtkomst till gruppen.
Skapa evenemang på Workplace
- Evenemang som skapas ska vara arbetsrelaterat.
- Genom att skapa ett evenemang blir du automatiskt administratör för evenemanget.
Har du frågor?
Kontakta IT-support: it@tekniskaverken.se